Cuánto cuesta de verdad montar tu academia online en 2026 (y cómo automatizar curso, carpeta de Google Drive con su nombre, Discord y email en 1 clic)
2026-10-28
En 30 segundos
- El coste real de una academia online rara vez es una sola cuota: suele esconder 4 o 5 suscripciones sueltas (plataforma de cursos, alojamiento de vídeo, email marketing, conector de automatizaciones y comisiones por venta).
- Cuando además entregas materiales en Google Drive o tienes comunidad en Discord, hacerlo a mano o con parches externos multiplica los errores de permisos.
- En Onboardly tienes web de cursos, subida directa de vídeos y documentos, email con tu propio dominio y automatización en 1 clic de Google Drive (creando una carpeta individual para cada alumno con su nombre y prefijo, como
VSL1 - María García) y Discord desde 19 €/mes (plan Básico) y 39 €/mes (plan Onboardly), con 0 % de comisión por venta.- Al final del artículo tienes una checklist rápida para auditar tus herramientas actuales en 10 minutos.
Cuando empiezas a vender tu formación, mentoría o programa grupal, nadie te avisa de la «factura invisible».
Empiezas contratando una herramienta para subir tus clases. Luego descubres que el alojamiento de vídeo va aparte o tiene límites cortos. Después quieres enviar correos desde tu propio dominio y necesitas otro proveedor de email marketing. Y cuando por fin entran alumnos, te das cuenta de que para crearles su carpeta de trabajo en Google Drive y darles paso a tu servidor de Discord tienes que hacerlo uno por uno a mano… o pagar una cuarta suscripción para pegar todas las piezas con código y webhooks.
El problema no es solo el dinero que se va cada mes en suscripciones sueltas. Es el tiempo que pierdes cuando una pieza falla y un alumno que acaba de pagar se queda fuera esperando su acceso.
En esta guía vamos a desglosar cuánto cuesta de verdad montar el ecosistema de una formación online en 2026 y cómo simplificarlo todo en un único recorrido automático.
La factura oculta de unir 5 herramientas por separado
Si eres mentor, psicólogo, nutricionista o formador y quieres ofrecer una experiencia cuidada —clases en vídeo, materiales descargables, carpeta privada de seguimiento en Google Drive, comunidad en Discord y correos con tu marca—, lo habitual hasta ahora era apilar herramientas:
| Pieza de tu academia | Lo que suele pasar al unir herramientas sueltas | Cómo funciona integrado en Onboardly |
|---|---|---|
| Plataforma de cursos y portal del alumno | Cuotas altas en dólares o plataformas que cobran un porcentaje de cada venta tuya | Desde 19 €/mes (Básico) o 39 €/mes (Onboardly) en euros y con 0 % de comisión de plataforma |
| Vídeos y documentos descargables | Pagar un servicio de vídeo externo aparte o mandar PDFs sueltos con nombres confusos | Subida directa de vídeos (hasta 500 MB por archivo) o enlace externo, y documentos con título limpio editable |
| Carpetas de Google Drive por alumno | Crear carpetas a mano una por una o configurar flujos complejos en herramientas externas | Conexión en 1 clic y creación automática de carpeta por alumno con formato personalizable (ej. VSL1 - María García) |
| Comunidad en Discord | Enviar enlaces por chat que caducan y asignar roles manualmente a cada persona | Invitación personal automática al canal elegido y asignación de rol de alumno en 1 clic |
| Email marketing y bienvenida | Importar CSVs cada semana a otra plataforma y diseñar correos desde cero | Tus alumnos se sincronizan con sus etiquetas de curso y envías campañas desde tu propio dominio con editor visual de bloques |
Cómo funciona el alta automática de un alumno en 1 clic (paso a paso)
Cuando un alumno se inscribe en tu formación, los primeros dos minutos marcan la diferencia entre empezar entusiasmado o escribirte por WhatsApp porque no encuentra por dónde entrar.
En lugar de encadenar parches externos, así es como funciona un embudo de bienvenida pensado específicamente para formadores:
1. Inscripción y correo de acceso inmediato
En cuanto das de alta a tu alumno (de forma individual, subiendo un archivo CSV con todo tu grupo o mediante pago automático con Stripe), recibe al instante su correo de bienvenida en español con su enlace directo al portal de la formación.
2. Carpeta individual en Google Drive con el nombre que tú elijas
Si en tu programa revisas ejercicios, entregas plantillas o compartes recursos en Google Drive, ya no tienes que ir a Drive a crear carpetas ni dar permisos correo por correo.
- Creas o eliges la carpeta del curso sin salir de la pantalla: escribes el nombre (por ejemplo, Curso ejemplo) y pulsas «Crear carpeta en Drive».
- Eliges el nombre automático de la carpeta de cada alumno: puedes escoger en 1 clic entre Nombre y apellidos (
María García), Email del alumno (maria@email.com) o Nombre y email (María García (maria@email.com)). - Añades el prefijo de tu edición o programa: si escribes un prefijo como
VSL1, verás al instante en la vista previa cómo se creará la carpeta de cada alumno:📁 VSL1 - María García.
3. Invitación personal a tu comunidad de Discord
Si acompañas a tus alumnos en un servidor de Discord, conectas tu servidor en un clic, eliges en qué canal de bienvenida aterrizan y qué rol de alumno se les asigna automáticamente. ¿Todavía no tienes servidor de Discord? Dentro de la propia pantalla tienes una guía rápida de 3 pasos para crearlo en dos minutos.
4. Control visual en vivo («Recorrido del alumno») y botón «Reintentar paso»
El mayor miedo al automatizar es no saber si todo ha salido bien. Por eso, a la izquierda de tu pantalla de automatización ves el embudo «Recorrido del alumno» paso a paso:
- Ves cuántos alumnos han recibido cada paso (
✓ recibidos) y cuántos están en espera (⏳ en espera). - Si algún alumno sufre un fallo puntual en un paso (por ejemplo, si desconectaste una carpeta antes de tiempo), aparece señalado en
⚠️ Atascadas / Con errorcon su correo y el motivo en lenguaje claro. - Con un solo clic en «Ir al paso» revisas la configuración y con el botón «Reintentar paso» vuelves a lanzar únicamente ese paso para ese alumno, sin duplicar correos al resto del grupo.
Borrador (Modo pruebas), Pausada y Activa: prueba todo antes de abrir plazas
Antes de lanzar tu formación al público, puedes mantener tu automatización en estado Borrador (Modo pruebas). En este modo puedes pulsar «Ver ejemplo con datos de muestra» o enviar una prueba real a tu propio correo para comprobar exactamente cómo se ve el email de bienvenida, cómo se nombra la carpeta en tu Google Drive y cómo funciona el enlace de Discord, sin enviar nada a tus alumnos reales hasta que pases la automatización a Activa.
Checklist: audita el coste y el tiempo de tu academia en 10 minutos
- ☐ ¿Cuántas suscripciones distintas estás pagando hoy para alojar tus vídeos, enviar correos, compartir archivos y gestionar a tus alumnos?
- ☐ ¿Tu plataforma actual se queda con un porcentaje de comisión cada vez que vendes una plaza que has conseguido tú con tu propio esfuerzo?
- ☐ ¿Cuánto tiempo dedicas cada semana a crear carpetas en Google Drive, dar permisos manuales o reenviar invitaciones de Discord?
- ☐ ¿Sabes de un vistazo si algún alumno nuevo se ha quedado atascado en un paso del alta y puedes reintentarlo en 1 clic?
- ☐ ¿Puedes filtrar a tus alumnos por la etiqueta de su formación para enviarles un correo desde tu propio dominio en menos de dos minutos?
Para seguir leyendo
- ¿Cuál es la mejor plataforma para vender cursos online en España?
- Alternativa a Hotmart o Teachable en español y en euros
- Cómo entregar tu primer curso online sin mandar enlaces por WhatsApp
El siguiente paso
En Onboardly hemos reunido en un solo lugar todo lo que necesitas para entregar tus formaciones y acompañar a tus alumnos en español: cursos con subida directa de vídeos y documentos, automatización en 1 clic con Google Drive y Discord, control de progreso, certificados automáticos y email marketing con tu propio dominio desde 19 €/mes (plan Básico) y 39 €/mes (plan Onboardly), siempre con 0 % de comisión por venta.
Puedes probarlo gratis durante 14 días y configurar el recorrido automático de tu formación hoy mismo.
¿Ya tienes tus vídeos, materiales o alumnos en otra plataforma y quieres pasarte sin complicaciones? Agenda una llamada con nosotros o escríbenos desde la web: vemos tu caso concreto y te preparamos una solución a medida para hacer la mudanza asistida contigo.